Hilfe · Swavo

Anmelden und loslegen

Swavo gibt es zurzeit auf Einladung. Der Link in deiner Einladungsmail führt zur Registrierung; dort wählst du, wie du dich künftig anmeldest:

Mit Passkey: Fingerabdruck, Gesicht oder PIN deines Geräts, ohne Passwort. Dazu gibst du eine Wiederherstellungsadresse bei einem anderen Anbieter an.
Mit Google: Du meldest dich mit deinem Google-Konto an und kannst dein Gmail-Postfach im selben Schritt verbinden. Einen Passkey kannst du später zusätzlich anlegen.

Nach der Anmeldung zeigt Einstellungen unter „Erste Schritte“, was noch fehlt. Du kannst in einem Browser mit mehreren Logins angemeldet sein, etwa privat und mit einem Firmen-Login; oben rechts wechselst du zwischen ihnen.

Postfach verbinden

Neue Adresse: eine kostenlose Adresse wie name@swavomail.de, zum Ausprobieren ohne Risiko.
Gmail: Dein Postfach bleibt bei Google; Swavo hält eine abgeglichene Kopie in der EU und schreibt Änderungen zurück. Der erste Abgleich läuft im Hintergrund, die neuesten Mails zuerst.
Anderer Anbieter (GMX, WEB.DE, Posteo, IONOS …): Verbindung über IMAP und SMTP. Deine Adresse und deine Mails bleiben, wo sie sind.

Alles unter Einstellungen → E-Mail. Trennen kannst du jederzeit; die Zugangsdaten werden dann sofort gelöscht.

Deine KI verbinden

Swavo ist ein Connector für deine KI-App (das Protokoll heißt MCP). Du fügst ihn in der KI-App hinzu, mit dieser Adresse:

https://app.swavo.de/mcp

Claude (Web, Desktop, Handy): Anpassen → Connectoren → Hinzufügen → Benutzerdefinierten Connector hinzufügen, Namen und Adresse eintragen, Hinzufügen, dann Verbinden. Geht in jedem Tarif; in Team- und Enterprise-Arbeitsbereichen fügt ein Inhaber den Connector hinzu. Anleitung von Anthropic
ChatGPT: chatgpt.com/plugins öffnen, über das Plus-Zeichen Add custom MCP server wählen, die Adresse unter Connection eintragen und mit Create as a plugin anlegen. Ob das in deinem Tarif oder Arbeitsbereich erlaubt ist, legt OpenAI fest. Anleitung von OpenAI
Le Chat (Mistral): Seite Connectors, Add Connector, Reiter Custom MCP Connector; Namen ohne Leerzeichen und die Adresse eintragen, Connect. In Arbeitsbereichen macht das ein Administrator. Anleitung von Mistral

Die Anbieter ändern ihre Oberflächen öfter; im Zweifel gilt die verlinkte Anleitung. Die Schritte mit deiner Adresse zum Kopieren stehen auch in der App unter Einstellungen → KI & Zugriffe.

Welche Logins und Konten? Beim Verbinden meldest du dich bei Swavo an und wählst, für welche Logins die Verbindung gilt und für welche Konten: alle, auch künftige, oder nur ausgewählte. Die KI sieht nichts außerhalb dieser Auswahl.

Auswahl ändern: in der App unter „Verbundene Apps“ die App öffnen und „Zugriff ändern“ wählen. Oder den Connector in der KI-App trennen und neu verbinden; Swavo zeigt dann die bisherige Auswahl zum Anpassen. „Trennen“ beendet den Zugriff sofort.

Was die KI darf und was auf dich wartet

Sofort: lesen und suchen in Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und Dokumenten.
Entwürfe: Die KI schreibt Entwürfe. Senden kann sie nicht; du prüfst den Entwurf in der Webmail und sendest selbst.
Termine, Kontakte, Aufgaben: anlegen und ändern geht direkt, löschen braucht deine Freigabe.
Alles andere, was Mails verändert (verschieben, löschen, markieren, Ordner, Regeln, teilen), wartet unter Freigaben, bis du es bestätigst.

Schalte Benachrichtigungen ein, damit du offene Freigaben mitbekommst.

Kalender, Kontakte und App

Kalender, Aufgaben und Kontakte gleichst du über CalDAV und CardDAV mit Mac, iPhone oder Android ab; die Einrichtung steht unter Einstellungen → Kalender & Kontakte. Die Android-App gibt es zurzeit für eingeladene Tester. Auf dem iPhone und am Computer läuft Swavo im Browser; auf dem iPhone über „Teilen → Zum Home-Bildschirm“ wie eine App.

Für Firmen: Organisation, Domain, Firmen-Logins

Mit einer Organisation nutzt deine Firma oder dein Verein die eigene Domain. Mitarbeitende bekommen Firmen-Logins: Sie melden sich mit ihrer Firmenadresse an, etwa name@firma.de, und die Organisation behält die Hoheit über Login und Postfach.

Organisation anlegen: angemeldet app.swavo.de/org öffnen und einen Namen eintragen.
Verwaltungs-Connector verbinden: Organisationen verwaltest du mit deiner KI, über einen zweiten, eigenen Connector. Füge ihn wie oben hinzu, mit der Adresse https://admin.swavo.de/mcp, und kreuze beim Anmelden die Organisation an. Er erreicht nur die Verwaltung, nie Mails, Kalender oder Dokumente.
Domain hinzufügen: Bitte deine KI, eure Domain hinzuzufügen. Sie nennt dir die DNS-Einträge, die du bei eurem Domain-Anbieter einträgst, und prüft sie. Den Mail-Empfang für die Domain schaltest du danach mit einer Freigabe ein.
Mitarbeitende einladen: mit Name, Firmenadresse und einer privaten Adresse, an die die Einladung geht.

Riskante Änderungen (Rollen, Entfernen, Löschen, Mail einschalten, Firmen-Anmeldung) führt die KI nie allein aus: Du bestätigst sie unter Freigaben mit deinem Passkey. Hat eure Firma einen eigenen Anmeldedienst (OIDC oder SAML), kann die Organisation ihn als Firmen-Anmeldung einrichten. Für die Auftragsverarbeitung siehe AVV und Unterauftragsverarbeiter.

Die Einladung kommt an deine private Adresse. Öffne den Link und wähle „Firmen-Login einrichten“.
Du bekommst eine Bestätigungsmail, wieder an die private Adresse. Bestätige sie.
Lege einen Passkey an. Damit meldest du dich künftig an; dein Login ist die Firmenadresse.

Mails an die Firmenadresse kommen an, sobald deine Firma den Empfang für die Domain eingeschaltet hat. Den Namen und das Postfach verwaltet die Firma. Hast du dein Gerät verloren, setzt ein Administrator deiner Firma den Zugang zurück; du bekommst dann einen neuen Link an deine private Adresse. Ist der Einladungslink abgelaufen oder schon benutzt, bitte deine Firma um eine neue Einladung.

Konto, Zugang und Daten

Passkeys und Anmeldewege verwaltest du unter Einstellungen → Konto & Sicherheit. Lege am besten auf zwei Geräten einen Passkey an.
Kein Zugang mehr? Auf der Anmeldeseite „Zugang verloren? Konto wiederherstellen“ wählen; der Link geht an deine Wiederherstellungsadresse.
Daten mitnehmen oder Konto löschen: ebenfalls unter Konto & Sicherheit. Wie wir mit deinen Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung und unter Sicherheit und Speicherort.

Kontakt

Etwas klappt nicht oder fehlt hier? Schreib an support@swavo.de; dort liest ein Mensch.